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社長は知らない経理の悪しき習慣とは!?

「知らなかった・・・・
まさかそこまで、
無駄なことをしていたとは・・・・」





【社長は知らない経理の悪しき習慣とは!?の巻き】

試算表が翌月10日までに出てこない。
申告書が2ヵ月後ギリギリにしか出てこない。

こういった会社の経理は例外なく無駄なことに時間を使っている。
しなくてもいいことに時間を使っている。

代々受け継がれてきた経理の悪しき習慣・・・・
その悪しき習慣がムダの原因であり、経理の人間を責めるのは筋違いだ。

ところで、あなたの会社の経理は、
「仕訳パターン登録」という会計ソフトの便利な機能を
使いこなしているだろうか!?

さらに、「補助科目明細」という会計ソフトの便利な機能を
使いこなしているだろうか!?

もし使いこなしていないのであれば、
時間お金労力ムダに使っていることになり、
会社としてかなりもったいないことをしている。
でも、99.9%の社長が知らないというのが現状。


仕訳パターン登録を使うメリットとは!?の巻き】

仕訳パターン登録とは、会計ソフトによって呼び方が異なる。
仕訳辞書登録とか自動仕訳登録と呼ぶ会計ソフトもある。

仕訳パターン登録とは要するに、あらかじめ会計ソフトに
入力するパターンを登録しておく機能のこと。

仕訳パターンをあらかじめ登録しておけば、
入力するのは基本的に日付金額だけになり、
前月以前に入力した仕訳を探さなくてもいいから、
かなり手間が省けるようになる。

仕訳パターン登録のメリットは
手間が省けるようになるだけではない。


【仕訳パターン登録で消費税に勝つ!!の巻き】

仕訳パターン登録機能を使いこなせば
ミスが激減するというメリットもある。
とくに消費税のミス皆無になる。

消費税の税務調査がきたら、
総勘定元帳をかなり細かくチェックされる。

もし課税と非課税の入力間違いを指摘されたら、
解釈の違いだと反論する余地はこれっぽっちもない。

「すみません。間違えていました。以後気をつけます」

と税務調査官に言って修正申告するしかない。

税理士に修正申告の作成料を報酬として払わないといけないし。
こんなつまらないミスで修正申告するなんて正直アホだ。

仕訳パターン登録機能を使いこなせば、
消費税の課税区分の入力ミス皆無になる。

さらに、仕訳パターン登録機能には、
処理スピードが格段に上がるメリットもある。

決算で、税理士事務所が一年分の消費税の
チェック・修正をすれば一週間はかかる。

でも、仕訳パターンで入力していれば、
消費税申告書の印刷ボタンを押すだけなので、一秒で終わる。

仕訳パターン登録の初期設定やタイトル設計
そして毎月の月次数字のチェック
正しくなされていることが前提だが。。。
決算時期に、一週間掛かっていた作業が一秒で終わることになる。
決算時期に、一週間と一秒の差はデカイよ!!



【まだまだある仕訳パターンのメリット!!の巻き】

さらに、仕訳パターン登録機能を利用すると、
情報を共有化できるようになるから、
担当者の引継ぎがスムーズになるというメリットもある。

長年、良くないとは思いつつ、
経理のベテラン女性に要らない気を使っている社長は案外多い。

しかし、仕訳パターン登録をすれば、
仕訳の入力作業は素人にも出来るようになるから、

「ベテランの経理のあの人じゃないと分からないから・・・・」

ということが無くなるので大きな安心材料になる。
これも仕訳パターン登録の大きなメリットの一つだ。


しかし、仕訳パターン登録機能には、
これだけのメリットがあるのに99%の会社が使いこなしていない
という悲しい現実がある。


ちなみに、仕訳(しわけ)とは、
取引を5種類に分類する作業のことをいう。
さらにその5種類をに振り分ける。
は借方(かりかた)、は貸方(かしかた)と呼ぶ。
そして仕訳を集計すると貸借対照表損益計算書が出来上がる。

このように仕訳の仕組みを考えても、パターン化しない手はないのだ。
仕訳パターン登録機能を使えば、間違いなく、になり、早くなり、正確になる。


補助科目明細を使うメリットとは!?の巻き】

税務申告書に添付して提出するもののなかに、
「勘定科目内訳明細書」(国税庁の様式)というものがある。

決算で、この「勘定科目内訳明細書」(国税庁の様式)
作成するのに、一週間くらいかかることもある。

しかし、「補助科目明細」で代用するなら一週間も掛からない。
一秒で終わる。印刷ボタンを押すだけだから一秒で終わる。

補助科目の初期設定や科目設計
そして毎月の月次数字のチェック
正しくなされていることが前提だが。。。
決算時期に一週間掛かっていた作業が一秒で終わることになる。
決算時期に一週間と一秒の差はデカイよ!!


ちょっとここで先入観や固定観念を崩す必要がある。

「勘定科目内訳明細書」は、国税庁の様式にこだわる必要はないよ!!
ということ。どういうことかと言うと、
国税庁の「勘定科目内訳明細書」の様式に替えて、
「補助科目明細」をそのまま税務申告書の添付資料にしてしまえばいいのだ。

私は何年もそうしているが、問題が起きたことは一度もない。

念のため実際に複数の税務署に問い合わせてみたが、どの税務署も
「不明点等あればお電話で聞くことがあるかも知れませんが、
とくに問題ありません」との返事だった。

つまり、仕訳パターン登録補助科目明細を上手く使えば、
決算時期に、2週間かかっていた作業がたったの2秒で終わっちゃうのだ。


【注意すべき点とは!?の巻き】

仕訳パターン登録補助科目明細
注意すべき点が2つある。
キーワードは「徹底的」「設計」だ。

1.「徹底的」にやること

「仕訳パターン登録使っていますか!?」

と経理の人に聞くと、

「使っていますよ」

という返事がほぼ9割がた返ってくる。

そして、実際にパソコンの中身を覗いてみると・・・・
確かに使っている。確かに仕訳パターン登録機能を使っている。

確かに使っているのだが・・・どの会社も・・・・

メッチャ 中途半端!!

給与の仕訳(長い仕訳)くらいは仕訳パターン登録している会社は多い。

でも、仕訳パターン登録は中途半端に使っていては全く意味がない

すべての仕訳をパターン登録してこそ威力を発揮する。

しかし、やみくもに登録していったところで
数ばかりが増えてしまって扱いにくくなる。
だから、パターン登録の際のタイトル設計などが重要になってくるのだ。


2.「設計」をきちんとやること

仕訳パターン登録補助科目明細も、
使う目的をしっかり見据えたうえで、設計をする必要がある。
そして実際に登録するのはかなり根気が必要な作業だ。

困ったことに、そういったセンス経験を持ち合わせている人間が
会社の中にも外にもなかなか存在しない。
という問題がある。

合理化をしようとすれば、
ベテランスタッフの抵抗も感情問題としてつきまとう。

でも、そういった課題はあるが、
上手くやれば、例えばの話だが、
人件費400万円削減なんてことも十分にありえるのだ。

暇になる訳だから経理という間接部門でも粗利益
あげる活動だって出来る。

そこまでやらなくても、経理をやりながら
他部門のお手伝いくらいはできるようになるだろう。
まぁ、明らかに効率が良くなることは間違いない。

バタバタ忙しい経理部門でも、
仕訳パターン登録と補助科目明細が軌道に乗れば、
6ヵ月後にはになる。これは実証済みだ。

「6ヵ月後には暇になるから」

と言うのが口癖だった。
事実そうなると真剣に思っていた。

「えぇ~、そんなのムリですよ」

と経理部のスタッフに言われ続けたが、
6ヵ月後、本当にになった。

上場会社の決算でもになったくらいだから、
中小企業であればもっとになるハズだ。

設計を出来る人間さえいれば・・・・
経理はになる。実際そんなもんです。

(参考ブログ:勘定科目について


■ここまでのポイントをまとめるとこうだ!!

仕訳パターン登録補助科目明細を使いこなすと
数々のメリットがある。
・手間が省ける。
・消費税のミスが無くなる。
・月次と決算の処理スピードが格段に上がる。
・月次と決算のチェックがしやすくなる。
・担当者の引継ぎがスムーズになる。
・人件費を削減できる。
・間接部門で粗利益を上げられる。
・他部門と兼務できる。
・明らかに効率が良くなる。
・6ヵ月後にはバタバタはなくなり暇になる

仕訳パターン登録補助科目明細を上手く使えば、
間違いなく、になり、早くなり、正確になる。
決算時期に、2週間かかっていた作業がたったの2秒で終わる。


★★★★★

「何でおまえの会社そんなに早く決算終わるの!?」

と誰かに聞かれたら・・・、
あなたはこう答えればいい!!

「仕訳パターン登録と補助科目明細を
しっかり使いこなしているからさ!!」

とサラリと言えたらカッコイイ!!

★★★★★



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神田 知宜


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[ 2009/09/23 10:45 ] 経理 | TB(0) | CM(0)

試算表ワールドのテンプレート変えました!!

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以前のテンプレートのデザインは気に入っていたのですが、
「サイトマップ」が上手く作れなかったので、
テンプレート(デザイン)ごと変えてみました。

今ご覧いただいているこの新しいテンプレートでは、
画面の左側の一番上に「サイトマップ」のリンクを貼りました。

カテゴリ別にどこにどんな記事があるのか
一目瞭然(一覧表示)になりましたので、
記事を探しやすく便利になりました。

この画面の左側の一番上にある、

試算表ワールド サイトマップ
■カテゴリ別全記事一覧表示
 

をクリックしてみてください。
「サイトマップ」が開きます。

これからも試算表ワールドをお楽しみください (^o^)丿

本日アップした記事は、
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[ 2009/09/23 10:07 ] 雑記 | TB(0) | CM(0)
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プロフィール

神田 知宜

Author:神田 知宜
試算表ワールドへようこそ!!

著書「世界一シンプルでわかりやすい決算書と会社数字の読み方」(日本実業出版社)が好評発売中で、台湾でも翻訳出版されている。
「どんぶり勘定」の勉強会・セミナーは、わかりやすく面白くて役に立つと極めて好評で、各地の商工会議所などでセミナー開催が次々決定。その他、どんぶり勘定推奨コンサルタントとして、企業内研修講師、個別コンサルティング、執筆活動を展開中。企業内での「日商簿記検定の講師」は、初心者向けのオリジナル解答法などが好評。関西大学商学部卒。平成10年税理士試験合格。会計事務所や、
上場企業グループの連結決算に経理責任者として携わり、その後独立して現在に至る。

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