どんぶり勘定ワールド

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一番最後のボタンをクリックするのは誰ですか?

2013年2月19日配信の公式メルマガ バックナンバー


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                              2013.02.19
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○○さま

こんにちは。どんぶり勘定の神田です。


クライアントの社長さんと話しをしていて、ハッと気付いたので、
念のためみなさんにお伝えしようと思い、キーボードを叩いています。


「支払い業務」についての話しなんです。

銀行のインターネット画面から、振込みをしている企業は多いと思います。

その際、一番最後の「振込」ボタンをクリックするのは誰ですか?

ということなんです。


企業の規模にもよりますが、

社長や責任者が、一番最後の「振込」ボタンをクリックしているのであれば、
まぁー問題ないでしょう。



問題なのは、

経理担当者が一番最後の「振込」ボタンをクリックしているケース。

そういうケースでは、以下のような業務フローが多いです。

1.社長や責任者は、経理担当者がエクセルで作った「紙」の支払リストを見て、
  その「紙」に承認のハンコを押す。

2.次に、経理担当者が、銀行のインターネット画面に
  振込先・金額・日にちなどを入力する。

3.そして、その経理担当者が、一番最後の「振込」ボタンをクリックする。

(※2.の入力画面を印刷した紙に社長・責任者がハンコを押す場合も同様)


これさ、

ミスったらどうすんの?

経理担当者も人間ですから、そのうち間違えますよ。


僕なんか、昔、経理マン時代に、違う振込先に1,500万円を振込んでしまいましたからね。
もうサイアクですよ。青ざめたどころの話じゃないです。心臓が止まるかと思いましたよ。

あと、「振込」ボタンを押し忘れることだってありますからね。


もし、そうのような業務フローでやっているのであれば、
会社のためにも、経理担当者のためにも、良くないです。
その業務フローはやめたほうがいいと思います。


それじゃ、どうすればいいのさ?ってことですが、

こうしてください。これが一番簡単で確実です。


銀行のインターネットの「承認」機能というのがありますので、それを使ってください。

簡単に言うと、

銀行のインターネットの権限を、「経理担当者」と「社長・責任者」にわけるんです。


権限をわけると以下のようになります。

■経理担当者は、「一般ユーザー権限」として、
振込先・金額・日にちなどを入力することしかできなくなります。
最後の「振込」ボタンをクリックする画面を見ることすらできなくなります。

■社長や責任者は、「管理者ユーザー権限」として、
最後の「振込」ボタンをクリックすることができます。


銀行によっては、「ダブル承認」といって、管理者ユーザー権限を2名設定して
ダブルチェックできる機能を備えているところもあります。


大チョンボ的なミスが無くなるだけでなく、横領のリスクも減りますので、

もし、やっていないのであれば、
「承認」機能を使ってみてはいかがでしょうか。オススメです。


すべての金融機関が対応しているかどうかは分からないので、
まずは銀行の担当者や窓口に問い合わせてみてください。

「インターネットの承認機能について教えてください」というふうに。



それでは、また。


どんぶり神田



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プロフィール

神田 知宜

Author:神田 知宜
試算表ワールドへようこそ!!

著書「世界一シンプルでわかりやすい決算書と会社数字の読み方」(日本実業出版社)が好評発売中で、台湾でも翻訳出版されている。
「どんぶり勘定」の勉強会・セミナーは、わかりやすく面白くて役に立つと極めて好評で、各地の商工会議所などでセミナー開催が次々決定。その他、どんぶり勘定推奨コンサルタントとして、企業内研修講師、個別コンサルティング、執筆活動を展開中。企業内での「日商簿記検定の講師」は、初心者向けのオリジナル解答法などが好評。関西大学商学部卒。平成10年税理士試験合格。会計事務所や、
上場企業グループの連結決算に経理責任者として携わり、その後独立して現在に至る。

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